7.1. Đánh giá KPI

7.1.1. Giới thiệu chung

KPI là danh mục đánh giá hiệu suất làm việc tổng hợp của một nhân viên. Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý ngân hàng các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng.

Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện việc tính lương.

7.1.2. Bảng mô tả tính năng

STT	Tính năng	Mô tả
1	Tạo mới, sửa, xoá, tìm kiếm, import, export, sắp xếp đối tương, thêm tài liệu, thảo luận	Tính năng cơ bản của mọi đối tượng
2	Tạo mới KPI	Tác vụ này cho phép người quản lý tất cả/admin tạo mới các KPI của doanh nghiệp. Người dùng phải nhập đầy đủ các thông tin sau để tạo mới một KPI (có 2 loại KPI là KPI đơn và KPI tổng hợp)
3	Tạo bảng KPI mẫu	Từ danh sách KPI, người dùng có thể tạo ra bảng KPI mẫu, bảng KPI mẫu là một mẫu đánh giá cho các đối tượng như phòng ban, vị trí, chức vụ hay nhân sự theo từng tháng. Ưu điểm đặc biệt ở đây là hệ thống cho phép người dùng viết các công thức tính điểm KPI dưới dạng công thức excel.
4	Tạo bảng kết quả	Từ một bảng KPI mẫu, người dùng sẽ chọn tác vụ Tạo bảng kết quả-> Chọn tháng, sau đó hệ thống tự tạo ra bảng KPI cho tháng đó
5	Tác vụ chấm điểm đánh giá KPI	Những người được chọn làm người chấm điểm sẽ có thông báo mời chấm điểm về tài khoản của mình. Sau khi chấm điểm, hệ thống tự động tổng hợp điểm đánh giá vào một bảng tổng hợp chung.
6	Bảng tổng hợp KPI	Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau, thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau. 1Office sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung. Với những nhân sự có nằm nhiều bảng KPI thì hệ thống sẽ mặc định lấy điểm KPI lớn nhất để cho vào bảng tổng hợp
7	Chốt/Hoàn chốt bảng đánh giá KPI	Sau khi tác vụ chấm điểm đã xong. Người quản trị sẽ có quyền chốt bảng đánh giá hoặc hoàn chốt để chỉnh sửa thông tin hoặc chấm lại điểm.

7.1.3. Danh sách KPI

Đầu tiên, vào phân hệ KPI -> Danh sách KPI -> Chọn   KPI theo tiêu chí đánh giá. Có 2 dạng: KPI đơn VÀ KPI tổng hợp. Khi tạo các biểu mẫu đánh giá, các tiêu chí KPI sẽ được lấy từ đây.

• Đối với KPI đơn:

Nhập tên KPI.

Nhập Đơn vị.

Nhập từ khóa.

• Đối với KPI tổng hợp:

Sẽ bằng tổng tỷ trọng KPI đơn. 

Nhập tên KPI, từ khóa sẽ tự động sinh ra theo tên KPI -> Có thể sửa từ khóa KPI.

Từ khóa KPI được sử dụng để viết công thức tính điểm.

Bảng KPI mẫu

Tính năng cho phép người dùng có thể tạo các bảng đánh giá khác nhau cho từng vị trí, phòng ban hoặc chức vụ. Ưu điểm đặc biệt ở đây là hệ thống cho phép người dùng viết các công thức tính điểm KPI dưới dạng công thức excel.

Tiếp theo tạo các bảng đáng giá KPI. Hiển thị tất cả bảng KPI theo tháng và xem theo 4 mục:

• KPI của bạn. 
• KPI phòng ban bạn.
• KPI bạn tham gia: KPI nhân sự tham gia đánh giá.
• Bảng tổng hợp KPI: Tổng hợp số điểm KPI cao nhất của nhân sự theo tháng.

Thực hiện tạo mới bảng KPI mẫu theo các bước sau:

1. Chọn Tạo mới   ở góc trái màn hình

2. Nhập đầy đủ các thông tin chung: Tên bảng KPI mẫu, chọn đối tượng nhận đánh giá, chọn thời gian đánh giá, chọn danh sách người chấm điểm và % tỷ trọng

3. Cấu hình các tiêu chí: KPI tổng hợp và KPI đơn (nhập đầy đủ tỷ trọng và viết công thức tính KPI)

4. Click Cập nhật   để lưu lại bảng đánh giá

Mô tả các trường cần lưu ý

STT	Tên trường	Mô tả
1	Tên bảng KPI mẫu	Nhập tên của bảng KPI mẫu
2	Đối tượng nhận đánh giá	Có thể chọn các đối tượng như phòng ban, vị trí,chức vụ hoặc nhân sự
3	Bắt đầu, Kết thúc	Khoảng thời gian áp dụng mẫu KPI
4	Ngày tự động tạo	sẽ tự động tạo KPI từ bảng KPI mẫu vào một ngày trong tháng
5	Danh sách người chấm điểm	Danh sách những nhân sự được chọn làm người chấm điểm, người chấm điểm sẽ có thông báo về tài khoản 1Office  và có tác vụ chấm điểm bảng đánh giá KPI đó
6	Tỷ trọng	Phần trăm tỷ trọng số điểm của mỗi người đánh giá trong tổng điểm đánh giá chung
7	KPI tổng hợp	Danh sách các KPI tổng hợp được chọn để tạo thành một mẫu đánh giá KPI

​Lưu ý! Nhóm KPI đánh giá không được trùng nhau.

Tạo bảng kết quả KPI:

Từ màn hình chi tiết bảng KPI mẫu, người dùng chọn tác vụ Tạo bảng kết quả  để tạo ra bảng kết quả đánh giá KPI theo từng tháng

Chọn   để lưu lại. Thực hiện đính kèm file (nếu có).

Tác vụ chấm điểm

Những người được chọn làm người chấm điểm và được phân quyền, hệ thống sẽ gửi thông báo về cho tài khoản người chấm điểm để thực hiện tác vụ chấm điểm. Sau khi đánh giá, hệ thống tự động tổng hợp điểm đánh giá vào một bảng tổng hợp chung. Các bước thực hiện chấm điểm:

1. Chọn tác vụ  Chấm điểm   KPI 

2. Nhập điểm KPI.

3.  Chọn Cập nhật   để lưu lại điểm đánh giá.

4. Sau khi đánh giá hệ thống sẽ tính toán điểm KPI cho nhân sự.

Lưu ý! - Người quản lý tất cả có thể sử dụng tính năng chốt   một bảng đánh giá KPI, sau khi chốt thì mọi hành vi đánh giá đều không thực hiện được. Để thực hiện được các tác vụ, hãy sử dụng tác vụ Hoàn chốt

7.2. Đánh giá năng lực

7.2.1. Giới thiệu chung

Ngoài đánh giá theo KPI, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp còn đánh giá nhân viên theo một tiêu chí quan trọng khác, đó là đánh giá năng lực. Người quản lý có thể tạo các tiêu chí để đánh giá cho nhân viên, sau đó từ các tiêu chí tạo ra mẫu đánh giá cụ thể cho từng vị trí, cuối cùng tạo mới bảng đánh giá nhân viên theo mẫu đã tạo.

7.2.2. Bảng mô tả tính năng

STT	Tính năng	Mô tả
1	Tạo mới, sửa, xoá, tìm kiếm, export, thảo luận, sắp xếp theo đối tượng	Tính năng cơ bản của mọi đối tượng
2	Tạo mới tiêu chí đánh giá	Tác vụ này cho phép người quản lý tất cả/admin tạo mới các tiêu chí năng lực của doanh nghiệp. Mỗi tiêu chí năng lực có 5 cấp độ
3	Tạo mẫu đánh giá năng lực	Từ các tiêu chí năng lực, người dùng sẽ tạo ra một mẫu đánh đánh giá năng lực cho các bộ phận và vị trí trong doanh nghiệp. Người dùng có thể tự chọn danh sách tiêu chí và công thức tính điểm của nhân sự
4	Tạo bảng kết quả	Từ một mẫu đánh giá năng lực, người dùng sẽ tạo ra một bảng kết quả đánh giá. Khi tạo bảng đánh giá, người dùng sẽ chọn kỳ đánh giá, năm đánh giá, người chấm điểm và danh sách các nhân sự nhận đánh giá
5	Đánh giá năng lực (chấm điểm)	Những người được chọn làm người chấm điểm(quản lý, ban giám đốc, cá nhân được đánh giá) sẽ có thông báo chấm điểm về tài khoản của mình  và thực hiện tác vụ chấm điểm
6	Chốt/Hoàn chốt bảng đánh giá năng lực	Tác vụ chốt/Hoàn chốt bảng đánh giá được thực hiện bởi người quản trị

7.2.3. Chi tiết đánh giá năng lực

Để đánh giá năng lực cho một  nhân sự, trước tiên người quản lý cần phải tạo ra các tiêu chí đánh giá gồm 5 cấp độ, sau đó từ các tiêu chí đánh giá tạo các mẫu đánh giá cho từng  vị trí trong doanh nghiệp và từ đó tạo bảng đánh giá cho từng cá nhân

Cài đặt tiêu chí đánh giá

Thực hiện các đặt tiêu chí đánh giá theo các bước sau:

1. Vào màn hình danh sách tiêu chí năng lực

2. Chọn Tạo mới   ở góc trái màn hình

3. Nhập đầy đủ thông tin Tên năng lực, Mô tả năng lực, chọn vị trí áp dụng cho 5 cấp độ và mô tả cho từng cấp độ

4. Click Cập nhật   để lưu lại

Tạo mới mẫu đánh giá năng lực

Từ các tiêu chí đánh giá, người dùng có thể tạo ra các mẫu đánh giá năng lực cho các bộ phận và các vị trí trong công ty. Thực hiện tạo các mẫu đánh giá năng lực theo các bước sau:

1. Vào màn hình danh sách mẫu đánh giá

2. Chọn Tạo mới   ở góc trái màn hình

3. Nhập đầy đủ thông tin chung: Tên mẫu đánh giá, đánh giá bộ phận, đánh giá vị trí

4. Chọn các tiêu chí năng lực, mức độ thành thạo yêu cầu và mức độ quan trọng của tiêu chí đó

5. Cấu hình công thức tính điểm của nhân sự gồm có công thức tính điểm tiêu chí và công thức tính điểm trung bình

6. Click Cập nhật   để lưu lại mẫu đánh giá

Mô tả các trường cần lưu ý

STT	Tên trường	Mô tả
1	Tên mẫu đánh giá	Nhập vào tên mẫu đánh giá năng lực
2	Đánh giá bộ phận	Chọn một hoặc nhiều phòng ban trong công ty
3	Đánh giá vị trí	Chọn một vị trí nhận đánh giá
4	Tiêu chí năng lực	Chọn một hoặc nhiều tiêu chí năng lực trong danh sách các tiêu chí năng lực đã tạo
5	Mức độ thành thạo yêu cầu	Đối với mỗi vị trí, sẽ tương ứng với một mức độ thành thạo yêu cầu
6	Mức độ quan trọng	Gồm 2 mức độ: quan trọng và rất quan trọng. Tương ứng trong công thức tính điểm: quan trọng là 1 điểm và rất quan trọng là 2 điểm
7	Công thức tính điểm tiêu chí	Tổng hợp từ 4 loại điểm: điểm tiêu chuẩn, cá nhân tự đánh giá, quản lý đánh giá và ban giám đốc đánh giá. Tổng điểm sẽ bằng các điểm thành phần nhân với hệ số quan trọng của thành phần đó
8	Công thức tính điểm trung bình	Công thức tính điểm trung bình của từng tiêu chí trên tổng các tiêu chí đánh giá

Lưu ý! - Có thể chọn một hoặc nhiều tiêu chí đánh giá trong mẫu đánh giá

           - Công thức tính điểm của nhân sự sẽ gồm kết quả của điểm tiêu chuẩn, điểm của cá nhân tự đánh giá, điểm của quản lý đánh giá và điểm của ban giám đốc đánh giá

           - Sử dụng các từ khoá bên tab Từ khoá để  tạo ra công thức tính điểm tiêu chí, công thức tính điểm trung bình

Tạo bảng đánh giá năng lực

Sau khi đã tạo mẫu đánh giá năng lực, vào chi tiết mẫu đánh giá và chọn tác vụ Tạo bảng đánh giá năng lực để tạo đánh giá cho nhân sự

Để tạo một bảng đánh giá năng lực. Thực hiện các bước sau:

1. Chọn tác vụ Tạo bảng đánh giá năng lực  

2. Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

5. Click Cập nhật   để lưu lại phiếu đánh giá

Mô tả các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Kỳ đánh giá	Có thể đánh giá theo tháng, năm, quý, vụ
2	Năm đánh giá	Chọn năm đánh giá
3	[Quản lý] Chấm điểm	Chọn danh sách nhân sự quản lý để chấm điểm
4	[Ban giám đốc] chấm điểm	Chọn danh sách nhân sự trong ban giám đốc để chấm điểm
5	Danh sách nhân sự đánh giá	Chọn dánh sách nhân sự nhận đánh giá

Lưu ý! - Có thể đánh giá một hoặc nhiều nhân sự trong một phiếu đánh giá

            - Sau khi tạo phiếu đánh giá, sẽ có thông báo đến người chấm điểm để có thể chấm điểm cho nhân sự

Tác vụ chấm điểm

Sau khi tạo xong bảng đánh giá cho nhân sự, sẽ có thông báo đến người chấm điểm, tài khoản người chấm điểm sẽ có tác vụ chấm điểm   các nhân sự trong phiếu đánh giá

Người chấm điểm thực hiện tác vụ Chấm điểm và Cập nhật để lưu lại điểm của nhân sự.

Lưu ý! - Sau khi bảng đánh giá năng lực đã được chấm điểm, người quản lý tất cả có thể chốt bảng đánh giá , sau khi chốt   sẽ không thể sửa được bảng đánh giá năng lực.

            - Khi người dùng muốn sửa lại bảng đánh giá sau khi đã chốt, hãy sử dụng tác vụ Hoàn chốt bảng đánh giá