2.1. Giới thiệu chung
Quản lý tài liệu được coi là thư mục điện tử và mở rộng. Nó giúp bạn hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài liệu, tài nguyên. Tại đây, bạn có thể tải và chia sẻ tài liệu chung của công ty cho các thành viên trong công ty hoặc bạn cũng có thể xây dựng thư mục chứa tài liệu, dữ liệu riêng cho mình.
Phân hệ Tài liệu của 1office_1 kho tài liệu chứa các tài liệu cá nhân của bạn, tài liệu liên quan bạn được chia sẻ. Để giúp người dùng không phải mất thời gian cho việc tìm kiếm file tài liệu.
Bảng mô tả tính năng
|
STT |
TÍNH NĂNG |
MÔ TẢ |
|
1 |
Tạo mới, sửa xoá, export, tìm kiếm, sắp xếp theo đối tượng |
Tính năng cơ bản của mọi đối tượng |
|
2 |
Tạo thư mục |
Tác vụ cho phép người dùng tạo mới thư mục để lưu trữ tài liệu |
|
3 |
Tải lên tài liệu cá nhân, tài liệu công ty |
Tác vụ cho phép người dùng tải lên tài liệu cá nhân, tài liệu công ty |
|
4 |
Đổi tên tài liệu |
Sử dụng tác vụ khi người dùng cần đổi tên tài liệu |
2.2. Quản lý tài liệu
Phân hệ tài liệu hỗ trợ người dùng:
- Tạo các thư mục tài liệu.
- Tạo mới tài liệu bằng cách tải tài liệu lên.
- Cho phép chia sẻ tài liệu giữa các nhân sự.
- Cho phép xem tài liệu trực tuyến.
- Cho phép tải tài liệu xuống.
- Lưu trữ và cho phép khôi phục những tài liệu đã xóa.
- Tìm kiếm tài liệu theo tên, theo ngày tạo.
2.3. Tạo thư mục mới
Phân hệ cho phép tạo folder (Thư mục) chứa các file. Vào phân hệ tài liệu -> Chọn ở góc phải màn hình ->Tạo mới thư mục -> Cập nhập để lưu.
2.4. Tải file tài liệu.
Tiếp theo để up file thuộc thư mục liên quan. Click vào thư mục -> Chọn ở góc trái màn hình -> chọn file cần tải -> Chọn Open.
2.5. Thực hiện tác vụ.
Click chuột phải vào thư mục để thực hiện các tác vụ.
Mô tả các tác vụ:
|
STT |
NỘI DUNG |
MÔ TẢ |
|
1 |
Xem nhanh |
cho phép xem file trực tuyến. Có thể mở giao diện xem file sang tab mới à chọn Hiện cửa sổ nhỏ mới để mở tab. |
|
2 |
Đổi tên |
Được phép thay đổi tên file |
|
3 |
Chuyển tới thư mục |
Có thể chuyển file này đến 1 thư mục khác. |
|
4 |
Chia sẻ |
chia sẻ tài liệu đến một cá nhân hay phòng ban nào đó theo quyền: xem, sửa, xóa. |
|
5 |
Tải xuống |
cho phép tải file về. |
|
6 |
Xoá |
Thực hiện xóa file. |
Lưu ý! - File khi đã xoá, sẽ được lưu lại ở tab Đã xoá 60 ngày, nếu không lấy lại sẽ bị xoá vĩnh viễn
